করোনা ভাইরাসের সংক্রমন রোধ করতে দেশে লক ডাউন হওয়ায় শিক্ষা প্রতিষ্ঠান, অফিস এবং ব্যবসাপ্রতিষ্ঠান বন্ধ। কিন্তু অর্থনীতির চাকা সচল রাখতে অনলাইনে অফিস করতে হচ্ছে অনেকরই।
কিন্তু অনলাইনে অফিস করতে আমরা অনেকেই নানা ধরনের সমস্যার সম্মুখীন হই। তাই অনলাইন মিটিংয়ের জন্য কী কী করলে সফল মিটিং করা যাবে এবং যে বিষয়গুলো মাথায় রাখতে হবে, তা তুলে ধরা হলো—
অনলাইন মিটিং সম্পন্ন করার জন্য সঠিক সফটওয়্যার নির্বাচন খুবই জরুরি। আপনাদের সুবিধার জন্য কিছু অনলাইন কনফারেন্সিং সফটওয়্যারের নাম এবং কাজের ধরন সংক্ষেপে তুলে ধরা হলো—
জুম- এটি একটি সহজলভ্য সফটওয়্যার, যা আপনি ফ্রিতে ব্যবহার করতে পারবেন এবং একসাথে ৫০০ জন অংশগ্রহণকারী এবং হাজারো দর্শক নিয়ে মিটিং সম্পন্ন করার ক্ষমতা রাখে।
গুগল মিট- এই সফটওয়্যারটি মূলত গুগল হ্যাংআউটের প্রফেশনাল ভার্সন, যার সাথে রয়েছে জি-সুইট। এর মাধ্যমে সর্বোচ্চ ২৫০ জন অংশগ্রহণকারী নিয়ে মিটিং সম্পন্ন করা সম্ভব। তবে এটিতে রয়েছে স্বয়ংক্রিয় ভিডিও রেকর্ডিংয়ের ব্যবস্থা ।
মাইক্রোসফট টিমস- এর নিরাপত্তা ব্যবস্থা খুবই টেকসই কিন্তু সফটওয়্যারটি অনেক ব্যয়বহুল। তা ছাড়া এটিতে প্রায় সব রকমের ফিচার রয়েছে যেগুলো আমাদের প্রয়োজন।
ওয়েবএক্স- এটি একদম ফ্রি একটি সফটওয়্যার। এতে ১০০ জন অংশগ্রহণকারী ব্যক্তি নিয়ে মিটিং করা সম্ভব।ওয়েবএক্সের মাধ্যমে ভিডিও কনফারেন্সিং, ওয়েবইনার, কল দেওয়া এবং স্ক্রিন শেয়ারিং—এগুলো সবই করা যায়।
ডিসকর্ড- এতে সর্বোচ্চ ৫০ জন লোক একসাথে অংশগ্রহণ করতে পারবে একটি অনলাইন মিটিংয়ে।
মিটিং ছোট বা বড় হোক না কেন, শুরুর পূর্বে অবশ্যই নির্দিষ্ট কিছু নিয়ম তৈরি করে নিন। যাতে কেউ মিটিং এর সময় অপেশাদারত্বের পরিচয় না দেয়। সবার জন্য ন্যূনতম একটি কম্পিউটার বা স্মার্টফোন, মাইক্রোফোন, ওয়েবক্যাম এবং দ্রুতগতির ইন্টারনেট সংযোগ নিশ্চিত করুন।
আলোচ্যসূচি তৈরি করুন। একটি মিটিংয়ে যেসব বিষয় নিয়ে আলোচনা করা হবে, সেগুলো দ্রুত নোট করে ফেলুন। খেয়াল রাখতে হবে যেন নির্দিষ্ট সময়ের মধ্যে সব কটি বিষয় কভার করতে পারেন।
সবাইকে মিটিংয়ের পূর্বে অবহিত করুন। সবার সুবিধা–অসুবিধা এবং সময় জেনে এরপর মিটিংয়ের সময় ও তারিখ ঠিক করা উচিত। যাতে সবাই অংশগ্রহণ করার সুযোগ পান। এই কাজের জন্য World Time Buddy ও World Clock Meeting Planner ব্যবহার করতে পারেন।
আনন্দবাজার/এইচ এস কে
